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L’insuffisance professionnelle se définit comme l’incapacité de l’agent à accomplir son travail en fonction des moyens dont il dispose et des formations dont il a pu bénéficier. Exemples : inaptitude à travailler en équipe, manque d’éthique professionnelle et de motivation. L’insuffisance professionnelle est passible soit d’un licenciement soit d’une mise à la retraite d’office. Il appartient à l’administration d’apporter la preuve de l’insuffisance. Elle pourra prendre appui sur les rapports des supérieurs hiérarchiques de l’agent, des notations et des appréciations. Mais l’insuffisance doit être suffisamment attestée. Ainsi, deux rapports signalant des difficultés d’intégration et un manque de motivation et d’implication professionnelle d’un agent recruté depuis seulement trois mois ne sont pas suffisants pour qualifier l’incapacité professionnelle.
Même si la frontière entre l’insuffisance professionnelle et parfois très floue (la transgression des horaires, le non respect des consignes, l’insubordination …relèvent-ils de la faute ou de l’insuffisance ?), l’administration doit veiller à ne pas se tromper de procédure, au risque de voir la sanction prise annulée.
Ainsi, la Cour Administrative d’Appel de Nancy (CAA 16 juin 2005) a-t-elle annulé la décision de rétrogradation prononcée par un hôpital à l’encontre d’une infirmière, motivée par le comportement de l'intéressée, « qui générait un stress permanent dans le service, entraînant sa désorganisation, qui créait non seulement une ambiance dans laquelle le travail d'équipe devenait difficile voire impossible mais également un conflit avec le médecin chef (…) qui manquait d'organisation ». Le rapport de l’administration observait que cette infirmière ne possédait pas les qualités nécessaires aux fonctions d’encadrement. Pour la Cour Administrative d’Appel, ces faits relèvent de l'inaptitude professionnelle et ne sont pas de nature à justifier légalement l'application d'une sanction disciplinaire. Dès lors, en prononçant, à l'égard de la praticienne, une sanction uniquement fondée sur des motifs révélant son inaptitude professionnelle, le directeur du centre hospitalier a commis une erreur de droit.